Маркетинг: управление поставками

Определите, что Вам нужно.

1. Каковы наиболее важные особенности поставки? Согласуйте с поставщиком детали и отразите их в условиях поставки. Это могут быть:
   • Размеры.
   • Качество и внешний вид.
   • Технические характеристики.
   • График доставки.
2. Не ставьте слишком много условий. Ненужные или необоснованные условия приводят к обратным результатам:
   • Повышению цены.
   • Раздражению поставщика.
3. Все оговаривайте в письменной форме. Письменно изложенные требования к поставляемой продукции и согласованные Вами условия являются основой контракта на закупку.
   • Отношения разрываются, как правило, по недоразумению. Наличие письменного контракта позволяет избежать этого.
   • Устные соглашения тоже могут обязывать, но доказать такие обязательства трудно.
   • Если у Вас нет никаких условий, соглашайтесь на условия поставщика.
   • В контракт следует включить все условия, освещенные здесь в пп. ЗГ-ЗЖ.

Поставщик вскоре научится соблюдать те стандарты, которые Вам требуются. Эти улучшения непосредственно отразятся на Вашей собственной продукции: меньше задержек, меньше отходов, меньше жалоб от клиентов, больше покупателей.

Выбор поставщика.

1. Поставщиков, как правило, найти достаточно легко по следующим каналам:
   • Через известных Вам поставщиков и поставщиков конкурентов.
   • Через отраслевые журналы, профессиональные объединения, торгово-промышленные палаты.
   • По справочникам.
   • Через интернет.
   • По предложениям друзей и сотрудников.
   • С помощью Агентства по развитию предпринимательства.
2. Составьте окончательный список и отправьте всем поставщикам одинаковые письма с точным указанием своих потребностей. Попросите поставщиков прислать Вам сведения о продукции, прейскуранты и другую необходимую информацию.
   • Во многих случаях можно договориться о более выгодных для Вас условиях, если написать поставщикам, что они конкурируют за Ваш заказ.
3. Сравните поставщиков по следующим показателям:
   • Качество.
   • Цена, скидки, условия кредита.
   • Скорость и частота доставки.
   • Репутация (по отзывам).
   • Обслуживание, гибкость и способы урегулирования непредвиденных проблем.
   • Размеры партий.
   • Стоимость заказа.
   • Местонахождение, удобство связи.
4. Следующий этап — посещение трех лучших поставщиков для личного ознакомления с ними и с их товарами. Посещение этих фирм даст Вам представление о том, как будут выполняться Ваши заказы.
   • Они работают профессионально или "спустя рукава"?
   • Много ли у них работы или заказов не хватает?
   • Стремятся ли они к сотрудничеству с Вами?
   • Есть ли у них необходимое оборудование и помещения?

Отношения с поставщиком.

1. Направляйте свои основные усилия:
   • На те поставки, на которые Вы тратите больше всего. Пять-десять наименований могут поглощать 90% денег, выделяемых Вами на закупки.
   • На те поставки, которые имеют критическое значение для Вашей деятельности.
2. Избегайте излишней зависимости от одного поставщика.
   • Что случится, если поставщик обанкротится?
   • Наличие альтернативных поставщиков способствует конкуренции.
3. Относитесь к поставщикам хорошо, и они будут хорошо относиться к Вам.
   • Постоянно информируйте их о своих требованиях.
   • Создайте климат взаимного доверия.
   • Интересуйтесь их взглядами и мнениями.
4. Берите у них котировки цен, включая такие детали как сведения о скидках и условиях оплаты, для использования в переговорах.
   • Интересуйтесь, как часто будут повышаться цены, каковы будут причины повышения, как Вас будут уведомлять об этом.
   • Размещайте большинство заказов у небольшого числа поставщиков. Там где возможно, просите скидок с количества и кумулятивных скидок (например, если на следующие 12 месяцев Вы заказываете более 5000 единиц товара, Вы получаете 5% скидки на все заказы за этот период).
5. Заранее договоритесь о действиях на тот случай, если поставленные товары окажутся бракованными.
   • Заменят ли они один дефектный экземпляр или всю партию?
   • Заменяющие товары будут доставлены немедленно?
   • Будет выдано кредитовое авизо?
   • Будет ли замена произведена бесплатно?
   • Кто будет оплачивать доставку?
6. Проверьте, удовлетворяет ли поставщик требованиям Вашей системы заказов.
   • Всегда ли они будут давать котировку Вашего заказа?
   • Как можно избежать оплаты товаров, если доставка была частично произведена с нарушением условий?
7. Согласуйте условия оплаты.
   • Платежей авансом следует избегать, особенно если Вы не уверены в кредитоспособности поставщика.
   • Платите сразу же (наличными), если это позволит получить хорошую скидку. В противном случае платите в конце кредитного периода.

От заказа до доставки.

1. Какой уровень запасов Вам необходимо поддерживать? Наличие производственных запасов связывает деньги и повышает складские расходы. Старайтесь снизить уровень запасов и возложить ответственность за доставку заказов на поставщика.
   • Насколько надежна система доставки у поставщика?
   • Сколько времени занимает доставка с момента размещения заказа?
   • Что будет, если у Вас закончатся запасы?
   • Какие у Вас складские площади? Будет ли поставщик хранить Ваши товары у себя?
2. Как Вы будете принимать решения о заказах? Для многих малых предприятий достаточной будет еженедельная проверка состояния запасов и еженедельное размещение заказов. Вы можете разработать свою систему.
3. Как можно избежать задержки доставки?
   • При размещении заказа четко оговаривайте условия доставки в письменной форме.
   • Укажите, что при возможности Вам должно направляться предварительное уведомление о задержке доставки.
   • Отслеживайте, когда какие товары доставляются. Если какие-то товары не пришли вовремя, проследите, где они находятся, и при необходимости немедленно свяжитесь с директором-распорядителем поставщика.
   • Перед тем, как подписать накладную, всегда проверяйте, что именно доставлено.
   • Все случаи неудовлетворительной доставки регистрируйте.

Используйте эти данные при обсуждении цены («если бы Вы были более надежны и ущерб нашему предприятию был не столь велик, мы могли бы заплатить Вам больше»). Будьте готовы поменять поставщика.

Приобретение оборудования.

Перед приобретением какого бы то ни было оборудования рассмотрите все возможные варианты. Выбор повлияет на величину необходимых капиталовложений и последующие эксплуатационные расходы.

1. Покупка нового оборудования за наличные. Может ли предприятие сэкономить деньги?
2. Покупка подержанного оборудования.
   • Будет ли такое оборудование надежным?
   • Есть ли гарантия?
   • Может ли продавец доказать свое право собственности на это оборудование?
3. Покупка в рассрочку. Это способ приобретения чего-либо без необходимости полной разовой оплаты. Выплата стоимости и процентов, как правило, распределяется на срок от трех до пяти лет. Этот метод похож на ссуду с обеспечением оборудованием.
4. Аренда станка. Аренда позволяет Вам платить за использование оборудования без его покупки. В конце срока аренды оборудование возвращается владельцу. Срок аренды, как правило, составляет от трех до пяти лет. Проверьте примечания к договору аренды. Не придется ли Вам направлять в конце срока аренды уведомление и продолжать платить еще три месяца?
5. Заключение субподрядного договора на работы с поставщиком.
   • Обеспечит ли поставщик выполнение этой работы в нужные сроки с необходимым качеством?
   • Может ли он выполнить работу за ту цену, которую Вы назначаете, и при этом получить прибыль?

Будьте осторожны, приобретая оборудование вместе с помещением, особенно если это оборудование арендуется. Проверьте условия договора аренды и проверьте, чтобы все оборудование было передано на Ваше имя.

Характеристики оборудования.

1. Если Вы все же покупаете или арендуете оборудование, тщательно продумайте свои требования. Например:
   • Технические условия: производительность, точность, процент отходов, органы управления, безопасность, надежность, ожидаемый срок эксплуатации. Подумайте о том, как Вы собираетесь использовать оборудование. Например, нужна ли Вам высококачественная фотокопировальная машина, которая четко воспроизводит мелкий шрифт? Более дорогое оборудование может сэкономить средства в долгосрочном контексте.
   • Совместимость: с другим Вашим оборудованием, по системе электропитания, соответствие помещений (особенно если здание старое).
   • Гарантии: не пустые ли это обещания?
   • Техническое обеспечение: предположим все сломается?
   • Как скоро будет оказана помощь? Будут ли немедленно доставлены запасные части? Насколько опытен обслуживающий инженер? Сколько с Вас запросят?
   • Необходимые технические навыки и подготовка: нужно ли нанимать специалистов?
   • Возможности расширения и модернизации: не устареет ли вскоре оборудование? Выделите наиболее существенные характеристики.
2. Каковы будут издержки?
   • Стоимость приобретения.
   • Затраты на доставку и установку.
   • Расходы на обслуживание (профилактика, ремонт, в том числе стоимость запасных частей).
   • Эксплуатационные расходы (энергия, смазочные материалы, охлаждение, инструменты).

Остерегайтесь дорогостоящих контрактов на обслуживание. Прочтите примечания и потребуйте, чтобы поставщик четко изложил Ваши текущие и будущие финансовые обязательства.

Канцелярские товары.

Закупке канцелярских товаров часто не придают большого значения. В результате на них тратится гораздо больше средств, чем нужно.

• В первый раз подберите необходимые канцтовары сами, а затем назначьте ответственного за переоформление заказа.
• Не создавайте чрезмерных запасов, так как канцелярские товары имеют обыкновение исчезать. Помните: почти все поставщики обеспечивают доставку на следующий день.
• Дважды проверьте, действительно ли Вам нужно то, что Вы собираетесь заказать. Нельзя ли вместо дорогой липкой бумаги для заметок воспользоваться обычной бумагой?

Советы специалиста по закупкам

• Покупайте товары, которые принесут Вам необходимую пользу. Никогда не принимайте решение исключительно по цене.
• Усилия по снижению цен направьте на те товары, которые забирают у Вас основную часть средств.
• Усилия по повышению качества направьте на те товары, которые больше всего влияют на качество Вашей продукции.
• Аккуратно ведите учет закупок.
• Не "давите" на поставщика, если планируете покупать у него товары регулярно.
• Нельзя ли платить за приобретаемые товары и услуги не наличными, а своей продукцией, услугами(бартер)?