Маркетинг: керування поставками

Визначте, що Вам потрібно.

Які найважливіші особливості поставки? Узгодьте з постачальником деталі та відобразіть їх в умовах поставки. Це можуть бути:
- Розміри.
- Якість та зовнішній вигляд.
- Технічні характеристики.
- Графік доставки.
Не встановлюйте занадто багато умов. Непотрібні або необґрунтовані умови призводять до зворотних результатів:
- Підвищення ціни.
- Роздратування постачальника.
Все узгоджуйте в письмовій формі. Письмово викладені вимоги до постачаної продукції та узгоджені Вами умови є основою контракту на закупівлю.
- Відносини розриваються, як правило, через непорозуміння. Наявність письмового контракту дозволяє уникнути цього.
- Усні угоди теж можуть зобов’язувати, але довести такі зобов’язання важко.
- Якщо у Вас немає жодних умов, погоджуйтеся на умови постачальника.
- До контракту слід включити всі умови, висвітлені тут у пп. ЗГ-ЗЖ.

Постачальник незабаром навчиться дотримуватися тих стандартів, які Вам потрібні. Ці покращення безпосередньо відобразяться на Вашій власній продукції: менше затримок, менше відходів, менше скарг від клієнтів, більше покупців.

Вибір постачальника

Постачальників, як правило, знайти досить легко за такими каналами:
- Через відомих Вам постачальників та постачальників конкурентів.
- Через галузеві журнали, професійні об'єднання, торгово-промислові палати.
- За довідниками.
- Через інтернет.
- За пропозиціями друзів та співробітників.
- За допомогою Агентства розвитку підприємництва.
Складіть остаточний список і надішліть всім постачальникам однакові листи з точним зазначенням своїх потреб. Попросіть постачальників надіслати Вам відомості про продукцію, прейскуранти та іншу необхідну інформацію.
- У багатьох випадках можна домовитися про більш вигідні для Вас умови, якщо написати постачальникам, що вони конкурують за Ваше замовлення.
Порівняйте постачальників за такими показниками:
- Якість.
- Ціна, знижки, умови кредиту.
- Швидкість та частота доставки.
- Репутація (за відгуками).
- Обслуговування, гнучкість та способи врегулювання непередбачених проблем.
- Розміри партій.
- Вартість замовлення.
- Розташування, зручність зв'язку.
Наступний етап — відвідування трьох найкращих постачальників для особистого ознайомлення з ними та їх товарами. Відвідування цих фірм дасть Вам уявлення про те, як будуть виконуватися Ваші замовлення.
- Чи працюють вони професійно чи "наосліп"?
- Багато у них роботи чи замовлень не вистачає?
- Чи прагнуть вони до співпраці з Вами?
- Чи мають вони необхідне обладнання та приміщення?

Відносини з постачальником

Направляйте свої основні зусилля:
- На ті поставки, на які Ви витрачаєте найбільше. П'ять-десять найменувань можуть поглинати 90% грошей, виділених Вами на закупівлі.
- На ті поставки, які мають критичне значення для Вашої діяльності.
Уникайте надмірної залежності від одного постачальника.
- Що станеться, якщо постачальник обанкрутується?
- Наявність альтернативних постачальників сприяє конкуренції.
Ставтеся до постачальників добре, і вони будуть добре ставитися до Вас.
- Постійно інформуйте їх про свої вимоги.
- Створіть клімат взаємної довіри.
- Цікавтеся їхніми поглядами та думками.
Беріть у них котирування цін, включаючи такі деталі, як відомості про знижки та умови оплати, для використання в переговорах.
- Цікавтеся, як часто будуть підвищуватися ціни, які будуть причини підвищення, як Вас будуть повідомляти про це.
- Розміщуйте більшість замовлень у невеликої кількості постачальників. Там де можливо, просіть знижок за кількість та кумулятивні знижки (наприклад, якщо на наступні 12 місяців Ви замовляєте понад 5000 одиниць товару, Ви отримуєте 5% знижки на всі замовлення за цей період).
Заздалегідь домовтеся про дії на той випадок, якщо поставлені товари виявляться бракованими.
- Чи замінять вони один дефектний екземпляр або всю партію?
- Чи замінні товари будуть доставлені негайно?
- Чи буде видано кредитове авізо?
- Чи буде заміна здійснена безкоштовно?
- Хто буде оплачувати доставку?
Перевірте, чи задовольняє постачальник вимогам Вашої системи замовлень.
- Чи завжди вони будуть давати котирування Вашого замовлення?
- Як можна уникнути оплати товарів, якщо доставка була частково здійснена з порушенням умов?
Узгодьте умови оплати.
- Платежі авансом слід уникати, особливо якщо Ви не впевнені в кредитоспроможності постачальника.
- Платіть відразу ж (готівкою), якщо це дозволяє отримати хорошу знижку. В іншому випадку платіть в кінці кредитного періоду.

Від замовлення до доставки

Який рівень запасів Вам необхідно підтримувати?

Наявність виробничих запасів зв'язує кошти і підвищує складські витрати. Намагайтеся знизити рівень запасів і покласти відповідальність за доставку замовлень на постачальника. Наскільки надійна система доставки у постачальника? Скільки часу займає доставка з моменту розміщення замовлення? Що буде, якщо у Вас закінчаться запаси? Які у Вас складські площі? Чи буде постачальник зберігати Ваші товари у себе?
Як Ви будете приймати рішення про замовлення? Для багатьох малих підприємств достатньою буде щотижнева перевірка стану запасів і щотижневе розміщення замовлень. Ви можете розробити свою систему.
Як можна уникнути затримки доставки? При розміщенні замовлення чітко обговорюйте умови доставки в письмовій формі. Вкажіть, що за можливості Вам має надсилатися попереднє повідомлення про затримку доставки. Відстежуйте, коли які товари доставляються. Якщо якісь товари не прийшли вчасно, прослідкуйте, де вони знаходяться, і за необхідності негайно зв'яжіться з директором-розпорядником постачальника. Перед тим, як підписати накладну, завжди перевіряйте, що саме доставлено. * Всі випадки незадовільної доставки реєструйте.

Використовуйте ці дані при обговоренні ціни («якби Ви були більш надійні і шкода нашому підприємству була не така велика, ми могли б заплатити Вам більше»). Будьте готові змінити постачальника.

Придбання обладнання

Перед придбанням будь-якого обладнання розгляньте всі можливі варіанти. Вибір вплине на розмір необхідних капіталовкладень та подальші експлуатаційні витрати.

Покупка нового обладнання за готівку. Може чи підприємство заощадити кошти?
Покупка вживаного обладнання.
- Чи буде таке обладнання надійним?
- Чи є гарантія?
- Чи може продавець довести своє право власності на це обладнання?
Покупка в розстрочку. Це спосіб придбання чогось без необхідності повної одноразової оплати. Виплата вартості та відсотків, зазвичай, розподіляється на строк від трьох до п'яти років. Цей метод схожий на позика з забезпеченням обладнанням.
Оренда станка. Оренда дозволяє Вам платити за використання обладнання без його покупки. В кінці строку оренди обладнання повертається власнику. Строк оренди, зазвичай, становить від трьох до п'яти років. Перевірте примітки до договору оренди. Чи не доведеться Вам надсилати в кінці строку оренди повідомлення та продовжувати платити ще три місяці?
Укладення субпідрядного договору на роботи з постачальником.
- Чи забезпечить постачальник виконання цієї роботи у потрібні терміни з необхідною якістю?
- Чи може він виконати роботу за ту ціну, яку Ви визначаєте, та при цьому отримати прибуток?

Будьте обережні, придбавши обладнання разом із приміщенням, особливо якщо це обладнання орендується. Перевірте умови договору оренди та переконайтесь, що все обладнання буде передано на Ваше ім'я.

Характеристики обладнання

Якщо Ви все ж купуєте або орендуєте обладнання, ретельно продумайте свої вимоги. Наприклад:
- Технічні умови: продуктивність, точність, відсоток відходів, органи управління, безпека, надійність, очікуваний термін експлуатації. Подумайте про те, як Ви збираєтеся використовувати обладнання. Наприклад, чи потрібна Вам високоякісна фотокопіювальна машина, яка чітко відтворює дрібний шрифт? Дорожче обладнання може заощадити кошти в довгостроковій перспективі.
- Сумісність: з іншим Вашим обладнанням, за системою електроживлення, відповідність приміщень (особливо якщо будівля стара).
- Гарантії: чи це не порожні обіцянки?
- Технічне забезпечення: припустимо, все зламається?
- Як швидко буде надано допомогу? Чи будуть негайно доставлені запасні частини? Наскільки досвідчений обслуговуючий інженер? Скільки з Вас попросять?
- Необхідні технічні навички та підготовка: чи потрібно наймати спеціалістів?
- Можливості розширення та модернізації: чи не застаріє скоро обладнання?
Які будуть витрати?
- Вартість придбання.
- Витрати на доставку та встановлення.
- Витрати на обслуговування (профілактика, ремонт, включно з вартістю запасних частин).
- Експлуатаційні витрати (енергія, мастильні матеріали, охолодження, інструменти).

Остерігайтесь дорогоцінних контрактів на обслуговування. Прочитайте примітки та вимагайте, щоб постачальник чітко виклав Ваші поточні та майбутні фінансові зобов'язання.

Канцелярські товари.

Закупівля канцелярських товарів часто не приділяється великої уваги. В результаті на них витрачається набагато більше коштів, ніж потрібно.

Вперше підібрати необхідні канцелярські товари самостійно, а потім призначити відповідального за переоформлення замовлення.
Не створюйте надмірних запасів, оскільки канцелярські товари мають звичку зникати. Пам'ятайте: майже всі постачальники забезпечують доставку наступного дня.
Двічі перевірте, чи дійсно Вам потрібно те, що Ви збираєтеся замовити. Чи не можна замість дорогої липкої паперу для нотаток скористатися звичайним папером?

Поради спеціаліста з закупівель

Купуйте товари, які принесуть Вам необхідну користь. Ніколи не приймайте рішення виключно за ціною.
Зусилля зі зниження цін спрямовуйте на ті товари, які забирають у Вас основну частину коштів.
Зусилля зі підвищення якості спрямовуйте на ті товари, які найбільше впливають на якість Вашої продукції.
Акуратно ведіть облік закупівель.
Не "давить" на постачальника, якщо плануєте купувати у нього товари регулярно.
Чи не можна платити за придбані товари та послуги не готівкою, а своєю продукцією, послугами (бартер)?