Як набрати персонал? Проведення співбесіди

Кожного разу при прийомі людини на роботу Ви йдете на ризик. Наприклад, хороший продавець підвищить обсяг продажів, тоді як поганий нічого не продасть і зашкодить репутації Вашої фірми. Ваші співробітники — це Ваш найважливіший актив. Не шкодуйте часу на пошук і підбір необхідних працівників. У цьому випуску ми пояснюємо:

• Як визначити, який тип людини Вам потрібен.
• Як залучити необхідних претендентів.
• Як провести співбесіду для відбору найкращого з претендентів.

Хто Вам потрібен?

Перед тим як почати пошук нового співробітника, задайте собі наступні питання:

Чи потрібно Вам взагалі набирати новий персонал?

• Чи є час і здібності для виконання цієї роботи у наявних співробітників?
• Можливо, краще звернутися до послуг сторонньої організації, наприклад, машинописного бюро?
• Чи не має ця криза тимчасового характеру? Можливо, Ви зможете вирішити проблему, попросивши співробітників попрацювати понаднормово?

Що являє собою ця робота?

• Основні обов'язки.
• Постійні та тимчасові функції.
• Використовуване обладнання.
• З ким доведеться працювати новому співробітнику.

Який тип людини Вам потрібен?

• Яким навичкам Ви зможете навчити співробітника, а які він вже повинен мати? Який досвід необхідний? Вам потрібна людина, яка зможе одразу ж працювати продуктивно.
• Основні характеристики людини — ключ до її здібностей, інтересів та того рівня роботи, якого Ви можете очікувати від неї. Наявність математичної підготовки свідчить про те, що людина розбирається в точних науках, знання української мови говорить про її вміння писати офіційні документи, знання в галузі мистецтва передбачає певні здібності до дизайну.
• Вам потрібна людина з правильною позицією: надійна, готова навчатися, гнучка.
• Слід також врахувати фізичні дані: вік, мова, здоров'я, зовнішній вигляд. Наприклад, те, як людина відповідає на телефонні дзвінки, вплине на імідж Вашої компанії.
• Який тип особистості потрібен для цієї роботи?

Ретельно обміркуйте питання про те, кого Ви шукаєте. Що є необхідним, а що — бажаним? Для малого підприємства практичні навички та досвід часто мають більшу цінність, ніж формальна кваліфікація.

Скільки Ви готові витратити?

• Витрати на набір персоналу.
• Заробітна плата та інші поточні витрати.
• Ці витрати включають соцстрахування, відрахування до фонду зайнятості та інше.
• Порівняйте свою пропозицію з тим, що пропонують інші роботодавці.

Чи буде загальна сума оплати достатньо високою для того, щоб залучити саме того, хто потрібен?

Пошук персоналу.

У багатьох випадках можна знайти персонал без витрат часу та грошей на рекламні оголошення.

А) Підвищте одного з наявних співробітників.

• Ваших співробітників буде стимулювати перспектива підвищення.
• Ви будете знати, що цей співробітник займає правильну позицію і розуміє Ваші методи роботи.

Проте, відповідного кандидата може й не бути; якщо він є, то Вам доведеться навчати його і знайти заміну на попередньому місці роботи.

Б) Вивчайте рекомендації та заяви, подані без запрошення (наприклад, людьми, які просто заходять до Вас і цікавляться можливістю працевлаштування). Ведіть картотеку потенційних кандидатів із зазначенням дат їхніх заяв, щоб при необхідності Ви могли з ними зв'язатися. Базове співбесіду — навіть за відсутності вакансії — покаже Вам, чи можна розраховувати на людину в перспективі.

В) Скористайтеся зв'язками з місцевими школами та інститутами. Встановлюйте з ними контакти, щоб вони направляли до Вас своїх найкращих випускників. Багато компаній наймають на початкові посади освічених, амбітних стажерів з метою подальшого їх просування.

Оголошення про набір персоналу.

Оголошення — найпоширеніший спосіб пошуку персоналу. Хороше оголошення може дати чудовий результат — залучити саме тих, хто потрібен.

Вказуйте основну інформацію:

• Опис роботи, включаючи назву та адресу компанії-роботодавця.
• Рівень оплати праці та пільги.
• Необхідний досвід, навички та кваліфікація.
• Порядок та терміни подання заяв.

Продавайте роботу, зазначивши:

• Те, що робить роботу цікавою.
• Перспективи кар'єрного росту.
• Пропоноване навчання.
• Те, що робить Ваш бізнес настільки привабливим (наприклад, перспективи розширення, відмінне фінансове становище, хороші умови праці тощо).

Зробіть оголошення більш особистим, використовуючи замість слова "компанія" слово "ми", а замість слова "кандидати" — "ви".

Правильно обирайте газету або журнал:

• Місцеві газети — для місцевих працівників.
• Спеціальні розділи про найм в галузевих журналах та національні газети — для досвідченого персоналу.

Якщо в якому-небудь виданні немає оголошень про найм, схожих на Ваше, Ви вибрали місце для оголошення неправильно.

Складання остаточного списку.

Встановіть таку форму подачі документів, яка дозволить Вам отримати необхідну інформацію.

• Найкращий метод, як правило, — лист і біографія.
• Ви можете створити власну форму заяви, щоб отримати тільки необхідну інформацію.
• Уникайте прийому заяв по телефону, якщо це заважає Вашій роботі.

Відіберіть найперспективніших претендентів.

• Розставте претендентів за порядком, починаючи з найкращого.
• Вирішіть, скільки людей варто запросити на співбесіду.

Невідповідним заявникам надішліть листи з ввічливою відмовою та подякою за проявлений інтерес.

Призначте час і місце співбесіди відібраних претендентів.

• Не відкладайте співбесіду, проводьте її групами (п’ять осіб у понеділок, п’ять у вівторок). Це полегшить порівняння претендентів.
• У багатьох випадках найкращий час — вечір, адже ніхто не буде заважати, і претендентам не доведеться відпрошуватися з роботи.

Співбесіда.

Добре проведена співбесіда дозволить Вам перевірити інформацію, зазначену в заяві претендента, скласти враження про його особистість та придатність до роботи і "продати" йому цю роботу.

Підготовка.

• Складіть перелік запитань, які хочете поставити. Наскільки претендент відповідає встановленим Вами критеріям? Яку важливу інформацію потрібно перевірити? Попросіть претендентів взяти з собою необхідні документи.
• Будьте готові відповісти на запитання, які може поставити претендент: головним чином про роботу, дату виходу на роботу, розпорядок дня, оплату праці, пільги, відпустку тощо.

Співбесіда.

• Спочатку дайте претенденту відчути себе невимушено. Наприклад, запитайте, як він доїхав.
• Коротко розкажіть йому про свій бізнес.
• Потім надайте йому слово.
• Ставте відкриті запитання, на які не можна відповісти просто "так" або "ні". Будьте готові мовчки почекати, поки він заговорить.
• Не підказуйте претенденту відповідь, яка Вам потрібна. Наприклад, на запитання "Ви надійна людина?" Ви отримаєте відповідь "Так" і нічого не дізнаєтеся.
• Якщо Вам здається, що претендент ухиляється від розмови на якусь тему, заглибте запитання.
• Запитайте, чи є у нього запитання.
• Якщо претендент здається Вам підходящим, витратьте більше часу на "продаж" йому роботи.

Добийтеся, щоб він зрозумів, що передбачає дана робота: запитайте, що його приваблює в ній. Дізнайтеся, чи погодився б він на цю роботу, якби йому її запропонували. Не забудьте перевірити навички претендентів, наприклад, швидкість машинопису.

Оцінка.

• Одразу після співбесіди зробіть нотатки. Окрім загальних коментарів, виставте оцінки за кожною характеристикою, яка для Вас важлива.
• Наприклад, особистість — 3/10, навички машинопису — 10/10 тощо.
• Порівняйте претендента зі стандартом, який Вам потрібен, а не з собою.
• Оцініть, як претендент працюватиме з іншими співробітниками.

Відбір персоналу.

А) Наведіть довідки про найкращого з претендентів, звернувшись телефоном до його попереднього роботодавця. У письмовому вигляді повну картину навряд чи вдасться скласти.

Б) Надішліть лист із пропозицією, зазначивши:

• Пропоновану Вами заробітну плату та пільги.
• Умови. Наприклад: випробувальний термін; необхідність надання рекомендацій (якщо їх ще немає); медичний огляд (для роботи, що вимагає певних фізичних кондицій).
• Час, наданий претенденту для прийняття рішення.
• День виходу на роботу.

В) Якщо пропозицію прийнято, вона стає основою контракту про роботу за наймом. Г) Якнайшвидше напишіть іншим претендентам листи з ввічливою відмовою. Д) Якщо жоден із претендентів, залишених Вами в остаточному списку, не задовольняє Вашим вимогам, все потрібно починати заново.

Що зроблено не так? Можливо, потрібно запропонувати більше грошей для залучення більш кваліфікованого кандидата, а можливо, слід інакше скласти оголошення?

Ласкаво просимо на роботу.

Не забувайте про нового співробітника. В іншому випадку Ви втратите всі позитивні результати проведеної Вами роботи з відбору.

А) Підготуйте теплий прийом.

• Повідомте всім іншим співробітникам про те, коли їх новий колега виходить на роботу.
• Коли він прийде, самі покажіть йому підприємство та представте його колективу.

Б) Організуйте навчання, якщо воно йому потрібне.

• Хто і що буде пояснювати новому співробітнику?

В) Заплануйте періодичні звіти.

• Проводьте регулярні зустрічі для обговорення його досягнень, труднощів і планів.

Варіанти питань для співбесіди:

• Чому Ви шукаєте роботу?
• Що для Вас найважливіше в тій роботі, яку Ви шукаєте?
• Що найкраще і найгірше у Вашій нинішній роботі? Чому?
• Як змінилася Ваша робота за час, поки Ви її виконуєте?
• Яку роботу Ви вважаєте легкою, а яку — важкою?
• З ким Вам найкраще працюється на нинішній роботі? Чому?
• Як Ви оцінюєте свого начальника?
• Якщо б ми наводили довідки у Вашого нинішнього роботодавця, що б він сказав про Вас? Що написано у Вашій останній характеристиці?
• Які Ваші найсильніші і найслабкіші сторони?
• Що Ви вважаєте своїм найбільшим досягненням? Найбільшою невдачею? Чому? Коли Ви востаннє сердилися на роботі? Що розсердило Вас? Як Ви виявляли своє роздратування?
• Що турбує Вас у цій роботі? Що хвилює? Що Ви вважаєте основним стимулом?
• Що подумають Ваші рідні і друзі, якщо Вам нададуть цю роботу?
• У безробітних претендентів поцікавтеся, як вони проводять час.
• Ставте пробні питання. Наприклад, запитайте у продавця, як би він продавав Вашу продукцію. Як би він вчинив у конкретній ситуації — наприклад, якщо б клієнт почав грубіянити?
• Якщо Ви шукаєте бухгалтера, самі не будучи таким, запросіть знайомого бухгалтера для спільної оцінки претендентів.