Організація прибирання в клінінгу

Незалежно від того, якої форми власності підприємство чи організація, будь-яке з них витрачає певні кошти на утримання будівель або приміщень, і немалий їх частину складають витрати на прибирання.

Керівники об'єктом нерухомості часто стикаються з такими питаннями при організації прибирання об'єкта:

• Скільки необхідно працівників для прибирання об'єкта?
• Як зміниться результат, якщо змінити завдання прибирання або їх частоту?
• Через зниження бюджету потрібно скоротити прибиральний персонал. Як можна найефективніше зменшити виконувані роботи по прибиранню, мінімально погіршуючи якість прибирання, щоб здійснити скорочення?
• Як розподілити навантаження між прибиральним персоналом. Як найефективніше це зробити?
• Працівник вимагає скоротити обсяг його робіт по прибиранню, бо вони занадто великі. Як можна довести, що він неправий?
• Скільки чистячих засобів дійсно потрібно для якісного прибирання?
• Підрядник пропонує нову програму прибирання з іншими хімічними засобами та іншою періодичністю робіт. Як оцінити істинну вартість або витрати?
• Необхідно закупити нове обладнання для прибирання. Як визначити, наскільки воно ефективне?

Для того, щоб відповісти на ці та багато інших питань, необхідно спочатку розуміти те, що прибирання об'єкта нерухомості — це такий же виробничий процес, як його будівництво чи ремонт.

Неможливо збудувати будівлю без проекту, плану робіт і кошторису витрат. Однак більшість робіт з прибирання будівлі виконуються методом спроб і помилок, а іноді взагалі віддані на розсуд прибиральок.

Прибиральний персонал не повинен "розмірковувати", коли, де і як прибирати. Робітники повинні просто слідувати складеному графіку та правилам прибирання. Власник об'єкта нерухомості повинен чітко знати свої фінансові витрати на прибирання та той результат, який він врешті-решт отримає.

Для професійної організації робіт з прибирання на обслуговуваному об'єкті потрібно провести велику підготовчу роботу з замірів, розрахунків та складання необхідної документації.

Основою організації робіт з прибирання є їх специфікація. Вона визначає необхідні процеси прибирання та частоту їх виконання, які ділянки повинні бути прибрані і як часто, а також встановлює потрібний стандарт прибирання. Для того, щоб прибиральники могли надати потрібний рівень обслуговування, вони повинні мати детальну специфікацію, яка в той же час досить проста та зрозуміла для виконання.

Наймаєте ви підрядників або використовуєте своїх працівників, специфікація робіт з прибирання необхідна, якщо для цих робіт потрібно будь-яке суттєве фінансування.

Яку роль виконує специфікація робіт з прибирання?

Вона дає багато, наприклад:

• Визначає мінімально прийнятні стандарти прибирання, які необхідно досягти.
• Визначає області, які будуть обслуговуватися.
• Деталізує, які роботи з прибирання повинні бути виконані та їх періодичність.
• Створює базу для точного складання бюджету прибирання робіт.
• Формує основу для контракту між клієнтом і підрядником.

Специфікація робіт є серцем організації прибиральних робіт і основою будь-якої пропозиції на підрядні роботи з прибирання, незалежно від їх величини та складності.

Спробуйте це зробити: візьміть плани будівлі та розпишіть специфікацію робіт з прибирання для всіх приміщень. Перелічіть усі роботи, використовуючи їх правильні назви. Запишіть їх періодичність, не забуваючи про високі вимоги до холу та приймальні, а також спеціальні вимоги для приміщень з ЕОМ. Пам'ятайте також про більш високі стандарти для туалетів та кухонної зони, шкіряних стільців у кімнаті переговорів та спеціальний догляд для студії звукозапису, а також про більш часте прибирання у місцях інтенсивного руху людей. І, між іншим, переконайтеся, що Ви належним чином розподіляєте бюджет.

Якщо Ви вже стикалися з цим випробуванням, Ви не самотні. Керівники об'єктом нерухомості часто стикаються з цим сценарієм, оскільки відповідальність за прибирання, в кінцевому підсумку, лежить на них. Однак, надто часто, через відсутність відповідної підготовки або практичного досвіду, вони можуть створювати неадекватні специфікації або, гірше, покладатися на прибиральний персонал і вирішувати всі проблеми по мірі їх виникнення.

Для створення специфікації робіт з прибирання, Вам необхідні:

• список секторів та зон обслуговування, що містить перелік усіх поверхів, кімнат, які будуть обслуговуватися, їх площу та тип підлогових покриттів у них;
• інформація, що стосується щільності меблів, рівень забрудненості, кількість елементів, які будуть обслуговуватися, та інші важливі деталі;
• стандартний час для кожної з робіт;
• вимоги до якості прибирання.

При складанні специфікації робіт необхідно уникати розмитих виразів, таких як: «за потреби» або «чистий». Це також – як неможливо вказати в будівельному проекті, що вікно потрібно «встановлювати за потреби» або воно повинно бути «гарне». Вимоги повинні бути чітко виражені. Частота виконання робіт повинна бути вказана. Для предъявлення вимог прибиральникам життєво важливо, щоб клієнти або керівники самі чітко усвідомлювали, як виглядає чисте, привабливе будівля в їх очах.

Чітко та ясно сформульовані специфікації допоможуть забезпечити безперебійну роботу з виконання прибирання. Для створення такої специфікації важливо залучити до підготовчого процесу людей, досвідчених у цих питаннях, а також тих, хто буде управляти виконанням контракту.

Але специфікація це ще не все, що Вам буде потрібно для організації та управління роботами з обслуговування об'єкта.

Документація на обслуговування об'єкта:

1. Глосарій робіт з прибирання. Містить визначення всіх видів робіт з прибирання для взаєморозуміння всіх учасників процесу обслуговування об'єкта.
2. Загальні технічні умови та вимоги до виконання робіт з прибирання. Визначають стандарти якості кожного виду виконуваних робіт.
3. Специфікація об'єкта. Складається з поетажного плану з коротким описом кожного приміщення по поверхах або іншим розділяючим відмінностям, а також усіх елементів у приміщеннях, які необхідно обслуговувати.
4. Специфікація прилеглої території. Включає перелік основних елементів на прилеглій території, підлягаючих обслуговуванню.
5. Специфікація робіт. Повний перелік усіх робіт по кожному обслуговуваному елементу з періодичністю та частотою виконання.
6. Сводна таблиця матеріального забезпечення (обладнання, інвентар та матеріали, робочий одяг) для кожного прибиральника або бригади. Перелік всього матеріального забезпечення, необхідного для виконання робіт, з зазначенням вартості та кількості, необхідного на певний період (зазвичай на рік).
7. Графік щоденних робіт. Місячний графік усіх щоденних робіт. У графіку розподілені всі виконувані роботи за днями тижня, а іноді і за часом.
8. Діаграми виконання щоденних робіт. Поетажні плани з графічним відображенням порядку дій прибирального персоналу за допомогою символів, графіки та кольору.
9. Технологічні карти щоденних робіт з прибирання. Карти технологічного процесу кожного виду щоденних робіт з зазначенням необхідного обладнання, інвентарю та матеріалів, норм часу та покроковим описом процесу роботи.
10. Графік періодичних робіт з прибирання. Річні та квартальні графіки усіх періодичних робіт з прибирання.
11. Діаграми виконання періодичних робіт з прибирання. Поетажні плани з графічним відображенням порядку дій прибирального персоналу за допомогою символів, графіки та кольору.
12. Технологічні карти періодичних робіт з прибирання. Карти технологічного процесу кожного виду періодичних робіт з зазначенням необхідного обладнання, інвентарю та матеріалів, норм часу та покроковим описом процесу роботи.
13. Розрахунок витрат на прибирання. Сводний розрахунок усіх витрат на виконання робіт з обслуговування об'єкта. Включає, зокрема, фонд оплати праці з урахуванням робіт у нічний час, святкові дні, соціальні виплати та податки.
14. Графік та картки інспекційних оглядів. Визначають періодичність контрольних оглядів виконаних робіт, а також: "що і як".

Неможливо сказати, що складання організаційної документації для робіт з прибирання — це простий процес. Це важка та витратна за часом робота. Але якщо Ви порівняєте час, витрачений на організацію робіт, з фінансовими витратами на роботи з прибирання за той період, протягом якого буде обслуговуватися об'єкт, тоді Ви зрозумієте необхідність зробити цю роботу.

Врешті-решт, лише з незначними коригуваннями процес обслуговування об'єкта триватиме протягом кількох наступних років, і тоді Ви зможете сидіти та насолоджуватися плодами своєї праці. Власник матиме добре прибране будівлю та фіксований бюджет на прибирання; керівник процесу зможе легко керувати роботою та мати необхідне фінансування; прибиральники та підрядники знатимуть: що, коли і в якому вигляді від них вимагається; нові працівники зможуть швидко та легко навчатися з використанням діаграм та технологічних карт як візуальної допомоги. І в цілому увесь процес стане більш економічним, керованим та прогнозованим. Полегшити роботу з підготовки організаційної документації може професійна література та спеціалізоване програмне забезпечення.